Książka kontroli w przedsiębiorstwie – czy jest obowiązkowa?

Przepisy ustawy z dni 2 lipca 2004r. O swobodzie działalności gospodarczej wyraźnie mówią o prowadzeniu książki kontroli. Z art. 81 tejże ustawy wynika, iż przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić i przechowywać w siedzibie firmy książkę kontroli wraz z upoważnieniami i protokołami do tej książki.

Forma książki ma służyć przedsiębiorcy do dokumentowania liczby oraz czasu kontroli. Może być ona prowadzona w formie elektronicznej, wówczas przedsiębiorca zobowiązany jest ją należycie aktualizować. Wszystkie dane zawarte w książce kontroli muszą mieć potwierdzenie w dokumentach danego przedsiębiorstwa. Niemniej jednak Ministerstwo Gospodarki domaga się, by w przypadku prowadzenia książki kontroli w formie elektronicznej, dokonywać jej wydruków, aby była prowadzona również w formie papierowej. Prowadzenie książki kontroli w wersji papierowej jest konieczne, a forma elektroniczna może stanowić jej jakby uzupełnienie, co pomaga w wyszukiwaniu niezbędnych zapisów.

Wpisy jakie powinien dokonywać organ kontroli:

  • nazwa organu kontroli,
  • upoważnienie do kontroli,
  • data rozpoczęcia kontroli,
  • data zakończenia kontroli,
  • zakres przeprowadzonej kontroli,
  • pokontrolne zalecenia,
  • w przypadku braku informacji dla przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, stosowne uzasadnienie takiego stanu,
  • uzasadnienia dotyczące kontroli pod nieobecność przedsiębiorcy, czy też kontroli poza wyznaczonymi limitami jej trwania, a także uzasadnienia w przypadku więcej niż jednego organu kontroli jednocześnie,
  • uzasadnienia w przypadku przerw w kontroli.

W formie papierowej książki kontroli organ kontrolujący dokonuje niezbędnych wpisów. Przedsiębiorca natomiast jest zobowiązany do wpisów w książkę kontroli informacji o wykonanych zaleceniach pokontrolnych o ile zostały wpisane do książki przez kontrolującego. Przedsiębiorca dokonuje również wpisu w przypadku uchylenia wykonania zaleceń pokontrolnych przez organ kontroli lub nadrzędny oraz sąd administracyjny.

W sytuacji rozpoczęcia kontroli przez organ, przedsiębiorca ma obowiązek okazać kontrolującemu książkę kontroli lub jej kopię, czy wydruki z systemu elektronicznego poświadczone za zgodność z oryginałem. Jedynym wyjątkiem jest przypadek, gdy inny organ kontroli jest w trakcie kontroli tegoż przedsiębiorstwa. Wówczas przedsiębiorca ma obowiązek okazać książkę kontroli w terminie 3 dni od dnia zakończenia kontroli przez inny organ, w siedzibie organu kontroli, który rozpoczyna kontrolę.

Istotne jest, iż przepisy nie mówią o terminie jak długo przedsiębiorca powinien przechowywać książkę kontroli. W tym przypadku należy ustalić, że obowiązek przechowywania książki kontroli jest bezterminowy.

Książka kontroli w przedsiębiorstwie – czy jest obowiązkowa?
Rate this post

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *